Zastosowanie filtrów do etykietowania wiadomości w Gmail

Można sobie zadać pytanie - po co etykietować wiadomości
Głównym celem jest łatwiejsze ich późniejsze odnalezienie.

Od dłuższego czasu Gmail udostępnia dosyć wygodną funkcję dodawania etykiet do wiadomości. Każda z etykiet może mieć swój odrębny kolor (ostatnio gama kolorów uległa znacznemu rozszerzeniu). Wiadomość spełniająca określone kryteria może być opisana więcej niż jedną etykietą. Pozwala to lepiej zarządzać wiadomościami zwłaszcza kiedy uzbiera się ich całkiem sporo (u mnie przez prawie 2 lata użytkowania uzbierało się około 10 tysięcy wiadomości nielicząc tego co trafiło do kosza i co było spamem). Przeglądanie setek stron z listą wiadomości w celu odnalezienia tej jednej właściwej jest prawie nieuniknione jeśli nie zastosujesz etykiet. Możesz wprawdzie wyszukać wiadomość w górnym okienku przeszukiwania poczty, ale z praktyki wiem że to jest mniej efektywne gdyż trzeba utrafić taką frazą wyszukiwania która występuje w danym emailu inaczej wynik będzie negatywny.

Wróćmy do znacznikowania etykietami

Ręczne opisywanie etykietami kilkuset wiadomości sprzed tygodni lub miesięcy jest zbyt czasochłonne i na ogół napawa zniechęceniem. Proces znacznikowania etykietami można jednak znacząco skrócić przy użyciu filtrów, które posiadają opcję znacznikowania wiadomości wstecz, spełniających dane kryterium.
Efekt oznaczenia etykietami wygląda następująco.

gmaillabels.jpg

Aby utworzyć nowy filtr kliknij w ustawienia i następnie zakładkę Filtry

gmailfilter11.jpg

gmailfilter1.jpg

Poniżej pokazany jest panel z istniejącymi już filtrami, oczywiście żaden nie jest tworzony domyślnie w gmailu, więc u Ciebie panel nie będzie prawdopodobnie zawierał żadnych wpisów. Klikamy w link Utwórz nowy filter

gmailfilter2.jpg

Krok 1

gmailfilter3.jpg

Po uzupełnieniu odpowiednich pól filtra kliknij link Testuj wyszukiwanie. Wynik pokazano niżej.

gmailfilter4.jpg

Jeśli widzimy że cokolwiek się nam wyświetla i wynik jest dla nas zadowalający (dużo znalezionych) wówczas klikamy Dalej u dołu okienka filtru. Pojawi się okno w którym mamy zdecydować co filtr ma robić z wyszukanymi wiadomościami. Jest to właściwie kluczowe okno w którym zaznaczamy opcję zastosowania filtru do wszystkich wcześniejszych wiadomości spełniających kryterium (określone w pierwszym kroku tworzenia filtru).

Krok 2

gmailfilter5.jpg

Po zaznaczeniu opcji jak na powyższej ilustracji klikamy link Utwórz filtr który zatwierdza wszystkie ustawienia filtru.

To wszystko.
Gama możliwości jest duża w połączeniu z kwalifikacją wiadomości do zastosowania filtru (Krok 1) i zależy od naszej pomysłowości co zrobimy z nadchodzącymi wiadomościami.

onlyregistered1.png Przydała Ci się ta informacja? Subskrybuj mój kanał RSS, by być na bieżąco z nowymi wiadomościami.

----------------------------------------------------------
KOCHANI CZYTELNICY ! Obecnie nie prowadzę aktywnej opieki nad tą stroną. Dużo z zawartych tu informacji zdezaktualizowało się i nie będzie tak pomocne jak dawniej. Mam nadzieję że znajdziecie tu jednak coś przydatnego. Gdyby były jakieś szczególne prośby z Waszej strony to możecie kierować je na email dartu@wp.pl Postaram się odpisać, chociaż nie obiecuję że nastąpi to szybko. Dariusz Tupaj 23.02.2019
----------------------------------------------------------

Leave a Reply