Archive for the ‘bezpieczeństwo’ Category

Excel 2010 - udostepnianie plików tylko do odczytu

Monday, December 9th, 2013

Często jest potrzeba aby plik Excela udostępnić współpracownikom lub kolegom, jednak istnieje prawdopodobieństwo że nasza praca może pójść na marne bo przez brak uwagi, ktoś usunie nam część danych lub naruszy strukturę skoroszytu. Mówię tu o sytuacjach w których tworzenie kilku kopii zapasowych mija się z celem. Po prostu chcemy udostępnić plik tylko do odczytu.

Excel 2010 zapewnia kilka poziomów bezpieczeństwa.

Pokażę najpierw jak zabezpieczyć arkusz przed edycją

Przeczytaj pełną wersję artykułu

Excel - współdzielenie skoroszytu w sieci

Thursday, February 11th, 2010

Excel pozwala na wydajną pracę w pojedynkę, może się jednak zdarzyć że potrzeba aby kilka osób działało jednocześnie na jednym pliku.
Przy standardowych ustawieniach pliku w excelu jest to niemożliwe i przy próbie dostępu do pliku otrzymujemy komunikat że dany skoroszyt jest tylko do odczytu, a więc więcej niż jedna osoba nie może zapisywać zmian w arkuszach w tym samym czasie.
Funkcja jednoczesnego dostępu do edycji dla kilku osób znacząco rozszerza zakres możliwości Excela. Jest też jeden duży plus takiej funkcji (mam na myśli sieć wewnątrz-firmową) a polega on na tym że nie musisz dzwonić do kolegi czy koleżanki aby na chwilę wyszła z edycji arkusza bo akurat ty musisz coś super ważnego w nim zmienić :).
Po prostu edytujesz i zapisujesz. W przypadkach konfliktowych decydują kryteria zapisu skoroszytu. Kryteria te można ustalić na początku udostępniania a potem w razie potrzeby zmodyfikować.

Aby włączyć udostępnianie skoroszytu w Excelu 2000/2003 należy wejść do menu Narzędzia, a następnie kliknąć pozycję Udostępnij skoroszyt

excel_shareworkbook1.png

Po otwarciu funkcji udostępniania arkusza widzimy okno

okno udostępniania arkusza zakładka pierwsza

Zaznaczenie pola jak pokazano wyżej pozwala na równoczesną edycję tych samych danych przez kilku użytkowników naraz pozwala też na scalanie skoroszytu.

Poza tym zaznaczenie jej pozwala na zmianę bardziej szczegółowych opcji w następnej zakładce.

Współdzielenie arkusza zakładka druga

W powyższym przypadku zaznaczyłem opcję przechowywania historii zmian oraz opcję uaktualniania pliku po zapisie. Dobór opcji najlepiej dostosować do własnych wymagań. Ze względu na brak wewnętrznej sieci do przetestowania w trakcie pisania artykułu nie będę wnikał w szczegóły. W miarę możliwości wrócę do tego tematu w innym czasie. Uzupełniając artykuł odpowiednimi zrzutami ekranu.

Przykładem wielodostępnego skoroszytu jest skoroszyt obsługujący prosty sklep a w jego ramach magazyn i sprzedaż (oraz raporty dla managera). Gdy pojawia się nowy towar na magazynie wówczas dane o nowych produktach i ich cena są wprowadzane przez magazyniera, stają się one równocześnie (po zapisaniu skoroszytu) widoczne dla sprzedającego, który widzi że ilość danego produktu wzrosła. Managerowi aktualizują się tabele i wykresy obrazujące obrót w sklepie

Bardziej w tej roli widziałbym oczywiście Dokumenty Google jednak wymaga to aby wszyscy użytkownicy mieli konto w google i wątpliwe wydaje mi się bezpieczeństwo danych w przypadku ważnych informacji handlowych.

Word - zapisywanie dokumentu - jak ustrzec się przykrych niespodzianek

Tuesday, January 12th, 2010

Pewnie większość z nas pisząc jakieś dokumenty używa MS Worda - jest on po prostu wygodnym narzędziem, nie wchodząc w szczegóły powiem że używam go najczęściej mimo iż mam zainstalowanych kilka edytorów tekstu i nie gardzę żadnym z nich. Jak każdy program zapisujący pliki także ten nie jest idealny, a w każdym razie nie jest odporny na błędy ludzkie.
Już nieraz zdarzyło mi się że niechcący zamknąłem dokument chcąc zamknąć inną aplikację i przez to straciłem mnóstwo czasu gdyż duża część tekstu napisanego po prostu przepadła.

Pobieżne i krótkie korzystanie z Worda bez tworzenia jakichś skomplikowanych i dużych dokumentów nie zmusza nas do podejmowania specjalnych czynności aby zabezpieczyć tekst. Myślę że warto jednak wyrobić sobie nawyk częstego naciskania Ctrl+S albo ikonki z dyskietką. Drugim pożytecznym krokiem jest włączenie opcji autozapisu dokumentu i ustawienie możliwie krótkiego interwału między kolejnymi zapisami (np 1min).

menu Narzędzia opcje w Word

zakładka save w menu opcje Word

Autozapis to pożyteczna rzecz jednak częste zapisywanie dużych kilkumegowych dokumentów może być odrobinę irytujące.

Z tego też względu warto tworzyć mniejsze dokumenty i nazwać je odpowiednio jako części składowe większego dokumentu niż tworzyć ogromny dokument, co zwiększa ryzyko uszkodzenia pliku. Poza tym należy bezwzględnie robić kopie zapasowe przynajmniej co jakiś czas na innym nośniku niż ten którego aktualnie używamy a najlepiej na dwóch innych nośnikach zwłaszcza wówczas gdy nasza praca nad dokumentem dobiega końca. Jeśli będziesz tworzył katalogi z datami kopii zapasowych to się w tym nie pogubisz a możesz zaoszczędzić naprawdę sporo czasu i nerwów.

Weźmy na przykład taką sytuację.
Masz komputer stacjonarny bez ups (laptopy to pod tym względem lepsze rozwiązanie ze względu na możliwość pracy na baterię) i zapisujesz bardzo duży plik lub nastepuje autozapis a może to potrwać kilkanaście sekund, pech chciał że nastąpił zanik zasilania i twój plik przepadł bo niepełny zapis jest równoważny z uszkodzeniem pliku.
Scenariusz z zanikiem prądu jest wprawdzie rzadki ale możesz mi wierzyć miałem kilka takich przypadków że komputer nagle zgasł bo ekipa z ZE naprawiała transformator.
Gdybym miał laptopa to by problemu nie było. Przy mniejszym pliku jako części większego projektu problem byłby także mniejszy
bo straciłbyś część tekstu a nie całość.

Menedżer zadań w Google Chrome

Sunday, September 7th, 2008

Jak na bezpieczną aplikację przystało w Google Chrome można zamykać karty podobnie jak w systemie operacyjnym poszczególne zadania. Jest to potrzebne w sytuacji gdy z jakiegoś względu trafimy na stronę powodującą że przeglądarka przestaje zwykle reagować. W IE7, Firefox czy w Operze skończyłoby się to zamknięciem całej aplikacji, w przypadku Google Chrome według założenia niekoniecznie. Zawieszone karty możemy zamknąć niezależnie od innych wykorzystując menedżer zadań.

opcjegchrome.jpg

mzgchrome.jpg

Może się jednak zdarzyć że coś pójdzie nie tak i zobaczymymy: TO :)

ClamWin - Antywirus na pendrive

Tuesday, May 27th, 2008

Chciałem dziś krótko napisać o darmowym programie antywirusowym, który ostatnio znalazłem w sieci.
ClamWin bo o nim mowa to program w wersji portable dzięki czemu można go zabrać ze sobą na pendrive i mieć jako taką pewność że to co kopiujemy na niego jest bezpieczne. ClamWin można pobrać ze strony
Softpedia
Nie jest program zbyt szybki ale w kategorii antyvirusów to nie jest kluczowa cecha. Jeśli baza sygnatur wirusów jest już nieaktualna ClamWin przypomni nam o tym i za naszą zgodą uaktualni bazę

clamwin_vdd1.jpg

Samo skanowanie trwa trochę czasu zależnie od tego jak duży obszar dysku chcemy skanować. Można je przerwać w dowolnej chwili.

clamwin_main.jpg

clamwin_skan.jpg

clamwin_skanwynik.jpg

Program posiada rozbudowane menu opcji w którym można wybrać co chcemy zrobić w wypadku wykrycia wirusa i wiele innych.

clamwin_options.jpg

Myślę że zdecydowanie warto wyposażyć się w ten program choćby ze względu na fakt że pendrive stał się ostatnio bardzo powszechnym środkiem do przenoszenia plików a przez to narażonym na przenoszenie i rozpowszechnianie różnych wirusów.

04 styczeń 2010

Znalazłem jeszcze 1 alternatywny dla clamwin program, który być może jest równie dobry albo lepszy od ClamWin. Portable Antivirus bo o nim mowa jest pojedynczym programem, który trzeba po prostu skopiować na pendrive

Portable antivirus

Można go pobrać ze strony:
http://www.eprogramy.net/programy/przenosne/portable-antivirus/

No i jeszcze nieco zawężony ale przydatny Portable Norton Security Scan zdaje się tylko wykrywa wirusy i trojany ale nic z nimi nie robi. Zawsze jednak można ściągnąć odpowiedni program Nortona (removal tool) usuwający dany wirus lub grupę wirusów

http://www.pendriveapps.com/portable-norton-security-scan/#more-470