Archive for the ‘office’ Category

Excel - Sprawdzanie poprawności - lista wyboru

Wednesday, June 11th, 2008

Excel nadaje się do tworzenia kalkulatorów liczących pewne wielkości specjalistyczne w oparciu o określone dane.
Na przykład wielkość raty kredytu można obliczać w oparciu o:
- ilość rat,
- wielkość kwoty kredytu,
- widełki oprocentowania,
i wiele innych.
Aby ktoś nie mylił się w prostym wpisywaniu wartości i nie wpisywał nie wiadomo jakich absurdalnych danych do wyliczenia, możemy w prosty sposób zabezpieczyć arkusz przed wpisywaniem błędnych wartości.
Elementem najłatwiejszym w zastosowaniu jest lista. Przedstawię poniżej przykład jak przygotować arkusz aby dane do niego dało się wybierać z listy.

Najpierw przygotujmy sobie gotowe odpowiedzi do wyboru.

excel_zlisty1.PNG

Następnie przygotowujemy pytania do kalkulatora w celu zebrania potrzebnych danych.

excel_zlisty2.PNG

Teraz dokonamy ustawień aby właściwa lista odpowiedzi pojawiła się w przy odpowiednim pytaniu. W tym celu klikamy w komórkę po prawej stronie (wybór komórki z listą zależy od Ciebie)

excel_zlisty3.PNG

Z pola wyboru Kryteria poprawności wybieramy lista a następnie klikamy w podłużne okienko jak niżej aby wybrać dane do listy. Po zaznaczeniu obszaru z danymi klikamy ok.

excel_zlisty4.PNG

excel_zlisty5.PNG

excel_zlisty6.PNG

W efekcie otrzymujemy:

excel_zlisty7.PNG

Oczywiście nie wszystkie dane można przygotować w ten sposób. Można jednak ograniczać wpisywaną wartość od góry i dołu oraz narzucić poprawny format wpisywania. O tym napiszę innym razem.

Porównanie wersji dokumentu w Google Docs

Monday, June 9th, 2008

Chciałem w skrócie przedstawić niektóre możliwości w zakresie porównania wersji dokumentu Google przy pracy zespołowej. W tym przypadku udostępniłem koledze dokument z możliwością edycji (możliwe tylko wówczas gdy osoba której udostępniamy ma jedną z usług Google w tym przypadku Gmail) poprosiłem go o wstawienie kilku zdań od siebie i poprawienie moich błędów stylistycznych.
W efekcie można zaobserwować jak Google Docs zaznacza poszczególne wersje.

Poniżej pokazałem co należy wybrać w menu aby porównać różne wersje tego samego dokumentu.

gdsledz_zmian1.jpg

Praca zbiorowa na dokumentem może mieć różnorakie zastosowania. Jednak jeden temat nasuwa mi się automatycznie - praca nad ebookiem lub gazetką. Właściciel pliku czuwa nad jego rozwojem porównując wersje wybiera najlepsze rozwiązania.

gdsledz_zmian2.jpg

Można zaznaczyć wersje dla porównania i kliknąć Porównaj zaznaczone w celu wglądu w rejestr zmian.

gdsledz_zmian3.jpg

Jeśli interesują Cię tego typu prace spróbuj jak to funkcjonuje.

Dokumenty Google czy ZOHO writer ?

Wednesday, June 4th, 2008

Przywykłem już do pracy z dokumentami Google i polubiłem je, przyznam jednak że gdy zobaczyłem jakie możliwości edycyjne daje pakiet ZOHO (konkretnie Zoho writer) byłem naprawdę zachwycony (może to za mocne słowo). Oba pakiety są darmowe (w ZOHO niektóre zaawansowane usługi są płatne) oraz mają dość rozbudowane menu i oba oferują zarówno polskie znaki jak i poprawianie polskiej pisowni, w obu jest możliwe współdzielenie dokumentu i jego publikowanie. Oba dają możliwość konwersji do pdf i plików znanych pakietów biurowych (Zoho pozwala dodatkowo na export do pliku LaTeX jak również edycję równań za pomocą składni LaTeX - to znacznie rozszerza jego możliwości).

W Zoho podoba mi się niezwykle intuicyjna budowa struktury strony (nagłówki i stopki, które można skonfigurować w niezwykle prosty sposób) co bardzo jest przydatne podczas pisania ebooka.

Do zoho można się zalogować z użyciem uprawnień konta google. Dodatkowo używając Google gears można używać ZOHO w trybie offline (trzeba ściągnąć i zainstalować Google Gears). Przyznam że jeszcze nie próbowałem tak korzystać ale zrobię to najszybciej.

Szczerze polecam wypróbowanie obydwu.

Kwerenda sieci Web w Excelu 2003 - jak z niej korzystać

Wednesday, April 30th, 2008

Niedawno w jednym z newsletterów które prenumeruję znalazłem ciekawą poradę dotyczącą korzystania z kwerendy sieci Web i od razu nasunęło mi się kilka wniosków odnośnie jej zastosowania i ograniczeń.

Kwerenda sieci web pozwala na pobranie aktualnych danych z internetu. W połączeniu z makrem pozwala na odświeżanie tych danych w wybranym przez użytkownika czasie.
Jednym takich zastosowań jest korzystanie z aktualnych kursów walut i akcji znajdujących się na stronie www. Ciekawe że można to wykorzystać w prowadzeniu handlu artykułami importowanymi. Dane o walutach mogą być na bieżąco przetwarzane w excelu w taki sposób aby sugerowały minimalną cenę artykułu w oparciu o kurs aktualny.

Ograniczenie zastosowania kwerendy polega na tym że importowanie danych ze strony strzeżonej hasłem bardzo się komplikuje (sądzę że pobranie danych jest możliwe ale wymaga zastosowania bardziej zaawansowanego kodu w visual basicu - VBA). Generalnie najprościej wykorzystać tę zasadę jeśli dane na stronie znajdują się w tabeli bezpośrednio w kodzie html (sposób jej aktualizowania na serwerze nie jest tak ważny).

Poniżej zamieszczam sposób importu danych o akcjach:

kweersweb.JPG

kweersweb2.JPG

kweersweb3.JPG

kweersweb4.JPG

kweersweb5.JPG

kweersweb6.JPG

Dodawanie przycisku do uruchamiania makra w Excelu 2003

Tuesday, April 22nd, 2008

Makra - jak już kiedyś pisałem - ułatwiają życie i skracają pracę poza tym pozwalają unikać błędów obliczeń pod warunkiem że się je prawidłowo przygotuje. Zakładając że dobrze przygotowaliśmy makro i spełnia ono swoją rolę to brakuje tu jeszcze jednego drobiazgu, który z pewnością jeszcze bardziej uprości nam korzystanie z automatyzacji a mianowicie przyciski poleceń (analogicznie do tych jakie na co dzień widzimy we wszystkich aplikacjach windows)

macrobutton1.JPG

Poniżej opiszę jak można dostosować pasek narzędzi aby pojawiła się na nim ikona przycisku, która potem będzie służyć do łatwego dodawania przycisków do makr.

W tym celu klikamy w menu Narzędzia–dostosuj jak na poniższym rysunku.

macrobutton2.JPG

Po pojawieniu się okienka Dostosuj wybieramy kartę Polecenia i w lewej części okna wybieramy “Formularze” a z prawej strony zaznaczamy ikonę przycisku i trzymając lewy przycisk myszki przeciągamy ikonę na pasek narzędzi.

macrobutton3.JPG

W efekcie pojawi się ikonka przycisku w pasku narzędzi jak pokazano niżej (zaznaczona żółtym markerem):

macrobutton4.JPG

Teraz pokażę jak wygląda idea wykorzystania przycisków do uruchamiania makr. Przede wszystkim w pierwszej kolejności musi się pojawić makro w arkuszu excela. Jeśli masz plik excela w którym makra już funkcjonują i są wywoływane skrótami klawiszowymi to nie musisz sobie zawracać głowy etapem tworzenia jeszcze jednego zbędnego makra - wystarczy że klikniesz w ikonę przycisku potem klikniesz na arkuszu i dobierzesz rozmiar przycisku a potem wykonasz dalsze kroki które opiszę niżej.

macrobutton5.JPG
Rejestrujemy makro np. liczące maksimum zbioru liczb.

macrobutton6.JPG

Nadajemy nazwę makra:

macrobutton7.JPG
W trakcie rejestracji wpisujemy przykładową regułę, która będzie realizowana przez makro.
Poniżej wpisałem regułę liczącą maksimum (w wersji polskiej Excela reguły mają zwykle polskie nazwy). Po zakończeniu wpisywania reguły lub innych czynności objętych makrem należy je zakończyć przyciskiem STOP na okienku rejestracji makra. Co zostało pokazane poniżej.

macrobutton8.JPG

macrobutton7i5.JPG

Doszliśmy do momentu w którym nareszcie widać jak wykorzystać zdobyte umiejętności. Na rysunku pokazałem za pomocą numeracji kolejność postępowania

Punkt 2 oznacza kliknięcie lewym przyciskiem myszki i przeciągnięcie w celu zmiany rozmiaru przycisku. Bezpośrednio po puszczeniu lewego przycisku myszki pojawi się okienko wyboru makra tak jak to pokazują punkty 3 i 4.

macrobutton9.JPG

Właściwie to już tyle. Wszystko powinno działać. Poniższy rysunek pokazuje jedynie jak wprowadzać zmiany kosmetyczne typu zmiana tekstu na przycisku lub jego rozmiaru względnie pozycji na arkuszu.

macrobutton10.JPG