Archive for the ‘office’ Category

Excel - Jak zamienić wiersze z kolumnami w tabeli

Monday, April 27th, 2009

Czasem mamy potrzebę aby zamienić wzajemnie położenie wierszy i kolumn. Co wówczas zrobić aby bezproblemowo przenieść dane.
Na początek radziłbym zrobić kopię pliku z tabelą i na niej dokonywać dalszych operacji.
Druga rzecz to zachowanie odpowiedniej kolejności, gdyż czasem może się zdarzyć że w wyniku transpozycji otrzymamy błędy związane z adresem komórki do której się odnosimy (problem jest rzadki ale istnieje).
Trzecia rzecz jeśli dane z przekształcanej tabeli są źródłem danych dla innych tabeli trzeba bezwzględnie operować na kopii tej tabeli - najlepiej znajdującej się w innym arkuszu.
Eksperymentowanie na źródle danych może być w tym przypadku przyczyną błędów w pozostałych częściach skoroszytu.

Dokonanie transpozycji
Aby dokonać transpozycji kopiujemy zaznaczamy i kopiujemy obszar tabeli a następnie chcąc wkleić transponowaną tabelę w innym miejscu stosujemy funkcję wklej specjalnie z zaznaczonymi opcjami wartości oraz transpozycja.

Nawiązując do uwagi powyżej czasem lepiej najpierw wkleić dane specjalnie (wartości) ale chwilowo bez opcji transpozycji.
Następnie zaznaczyć ponownie ten obszar, skopiować go i klikając na wolny obszar arkusza wkleić ponownie specjalnie tym razem z opcją transpozycji.

Wklejanie w tej samej komórce początkowej (lewy górny róg tabeli) nie jest dobrym pomysłem gdyż transponowana tabela ma odwrotną proporcję liczby wierszy do liczby kolumn i ryzykujemy zaśmiecanie  obszaru niewłaściwymi danymi.

Przykład

Zastosowanie transpozycji

tabele dla prezentacji parametrów urządzeń (np. silników, procesorów, itp).

Excel - Szybkie zaznaczanie obszaru

Thursday, July 31st, 2008

Jedną z najszybszych ale pewnie najrzadziej używanych metod zaznaczania obszaru w excelu 2003 jest ręczne wpisanie zakresu komórek np A1:B14000 w polu nazwy będącym na lewo od paska formuł

excel_selekt1.jpg

Metoda jest bardzo przydatna gdy chcemy skasować dane w bardzo dużym obszarze (np: 10000 wierszy). Sam dawniej często zaniedbywałem tę metodę, ale jest to znacząca droga na skróty i dużo szybsza metoda zwłaszcza kiedy mamy do czynienia ze słabszym komputerem i dużym plikiem (wówczas przewijanie myszką lub nawet użycie szybszej kombinacji SHIFT+PGDOWN wydaje się niemiłosiernie długie).

Jeśli chcemy usunąć tylko niektóre bardzo rozrzucone rekordy ale dają się one łatwo wyfiltrować za pomocą autofiltru (kombinacja Alt+D+F+U po zaznaczeniu filtrowanych kolumn) to możemy śmiało podać pierwszą i ostatnią komórkę z wyfiltrowanych danych (niebieski kolor tekstu). Po ich usunięciu reszta danych zostanie nienaruszona. Testowałem to na niewielkim zbiorze danych i przyniosło to pozytywne rezultaty. Jeśli boisz się o swoje dane lepiej zrób kopię zapasową.

Przeciągnij i upuść w Dokumentach Google

Monday, July 21st, 2008

Przeglądając dzisiaj Dokumenty Google niemal przypadkiem trafiłem na funkcję przeciągnij i upuść. Wcześniej o ile pamiętam ta funkcja była zastosowana na stronie Notatnika Google (niestety nie w dodatku Firefoxa). Zmiana w tej kwestii stanowi duży krok na przód w obsłudze Dokumentów. Łatwe staje się przenoszenie plików między katalogami. Funkcja ta działa poprawnie w Firefox 2.0 i 3.0, IE7, Flock 1.2.1 W Operze 9.5 wszystko byłoby ok gdyby nie fakt że lista folderów nie daje się rozwijać. W związku z tym samo przenoszenie drag and drop choć jest możliwe kończy się fiaskiem (cóż trzeba jeszcze trochę poczekać).

Inne pozytywne cechy Dokumentów google dodane ostatnio to:

1. Łatwe korzystanie z szablonów (przynajmniej w wersji angielskiej). Istnieje całkiem spory zasób szablonów dokumentów, arkuszy i prezentacji w języku angielskim, które stosunkowo łatwo da się zaadaptować do polskich zastosowań (zobacz tutaj).

fromtemplate.PNG

2. Tryb pełnoekranowy w edycji dokumentu

3. Korzystanie z trybu offline (narazie w wersji angielskiej)

Przykład zastosowania metody przeciągnij i upuść

draganddrop.PNG

Excel - szybsze sumowanie danych w kilku kolumnach

Wednesday, July 9th, 2008

Najczęściej sumowanie wykonujemy w odniesieniu do danych znajdujących się w jednej kolumnie poprzez zaznaczenie zakresu danych i naciśnięcie przycisku Sigma (Grecka litera - matematyczny symbol sumy ciągu liczb) w menu standardowym. Co zrobić gdy chcemy szybko zesumować liczby z kolumn np A i B a wynik umieścić w C (bezpośrednie sąsiedztwo kolumny wynikowej ułatwia to zadanie).
Są dwa sposoby:
1. W pierwszym wierszu kolumny wynikowej piszemy regułę =A+B i naciskamy ENTER

excelsuma1.PNG

Następnie klikamy dwukrotnie w prawym dolnym rogu komórki (w poniższym rysunku wykorzystałem inne dane - może to być mylące, chodzi mi tu o ideę dwukrotnego kliknięcia)

excelsuma4.PNG

Jeśli kolumna wynikowa przylega do jednej z kolumn sumowanych to w efekcie uzyskamy błyskawiczny wynik sumowania we wszystkich wierszach kolumny wynikowej.

2. Zaznaczamy obszar danych w kolumnach sumowanych oraz pusty obszar kolumny wynikowej

excelsuma2.PNG

Następnie klikamy symbol SIGMA w menu (jak na powyższym rysunku) i otrzymujemy w wyniku tego:

excelsuma3.PNG

Excel - Sprawdzanie poprawności - ograniczanie wartości

Thursday, July 3rd, 2008

Kiedyś pisałem jak użyć list do ograniczania wartości komórek w Excelu. Celem takich operacji jest zwykle uniknięcie błędów przy uzupełnianiu formularzy. Dzisiaj pokażę bardziej rozbudowany przykład, który wykorzystuje zarówno listy, regułę sprawdzajacą if (jezeli) jak i ograniczenie wartości od góry i od dołu.
Ograniczenie wartości od góry i od dołu jest sygnalizowane okienkiem z komunikatem ostrzegawczym
Budowa reguły jeżeli składa się kolejno z warunku, wartości dla prawdy i wartości dla fałszu.

W podanym przykładzie służy ona do obliczenia dolnego ograniczenia (pływający próg).

excelvalidate1.JPG

Wartości pomocnicze TAK i NIE służą jako źródło listy dla pierwszego pytania (Czy ukończyłeś szkołę podstawową) jeśli odpowiedź brzmi tak to reguła jeżeli wylicza na tej podstawie wartość 14 jako że osoba która ukończyła szkołę podstawową nie powinna mieć mniej niż 14 lat. Jeśli wybierze się wartosć NIE to reguła obliczy wartość 7.

Przypadek 1

excelvalidate2a.JPG

Przypadek 2

excelvalidate2.JPG

Aby komórka na prawo od pytania ile masz lat reagowała na wpisywane wartości musimy ustawić
sprawdzanie poprawności dla tej komórki.

excelvalidate3.JPG

excelvalidate5.jpg

Jeżeli wybierzemy TAK (14) to w komórce na prawo od pytania ile masz lat możemy wpisać wartość pomiędzy 14 a 100 inaczej pojawi się coś takiego

excelvalidate6.jpg

Myślę że jeśli ktoś chce się nauczyć reguł i ograniczania wartości to powinien trochę eksperymentować z podobnymi sytuacjami.