tupaj.com

Czasem może zajść potrzeba aby kilkaset lub więcej nazw zmienić tak aby zaczynały się z dużej litery. O ile przypadek że zmieniamy nazwy z samych małych liter może być dość rzadki o tyle zmiana z samych dużych może występować częściej. Do zamiany ciągów znaków w taki sposób służy funkcja tekstowa Z.WIELKIEJ.LITERY()

W wersji anglojezycznej excela funkcja ta nosi nazwę PROPER()

Kiedyś pisałem o prostej metodzie zliczania ilości lub wartości komórek która polega na odczytaniu wartości w dolnym prawym rogu arkusza po zaznaczeniu grupy komórek. Nie wszystkie jednak wartości dają się w ten sposób policzyć. Poniżej przedstawiam metodę skuteczną w 100% choć wymagającą odrobinkę pracy. Zlicza ona z powodzeniem zarówno liczby jak i tekst a polega na specyficznym wykorzystaniu możliwości funkcji JEŻELI. Mianowicie funkcja jeżeli daje 1-kę w przypadku wystąpienia danego tekstu lub wartości a 0 (zero) w przypadku niewystąpienia poszczególne warunki trzeba umieścić odrębnych kolumnach a sumę jedynek zliczyć. PROSTE nieprawda ?
Przykład:
W kolumnie A występują w różnej ilości 3 imiona (np. Jan, Piotr, Celina) począwszy od komórki A2.
Chcąc zliczyć ilość wystąpień imienia Jan piszemy w kolumnie B lub kolejnej takie wyrażenie
= JEŻELI(A2=”Jan”,1,0) lub = JEŻELI(A2=”Jan”,1,) w kolejnych kolumnach to samo możemy zrobić dla pozostałych imion pamiętając aby w pierwszym wierszu obliczeń (tym samym co dla “Jan”) odnosić się do komórki A2 (a nie np B2) bo wyjdzie nie to co chcemy.
Gotowe warunki “przeciągamy” w dół aby obliczenia obowiązywały dla wszystkich wystąpień wyrazów a następnie podliczamy. Pokazałem to na rysunku poniżej.

Powyższy przykład jest prosty ale możliwości tego typu rozwiązania są duże. Sam często stosowałem je w praktyce. Sama technika jest przejrzysta i łatwa do sprawdzenia. Polecam.

Pewnie większość z nas pisząc jakieś dokumenty używa MS Worda - jest on po prostu wygodnym narzędziem, nie wchodząc w szczegóły powiem że używam go najczęściej mimo iż mam zainstalowanych kilka edytorów tekstu i nie gardzę żadnym z nich. Jak każdy program zapisujący pliki także ten nie jest idealny, a w każdym razie nie jest odporny na błędy ludzkie.
Już nieraz zdarzyło mi się że niechcący zamknąłem dokument chcąc zamknąć inną aplikację i przez to straciłem mnóstwo czasu gdyż duża część tekstu napisanego po prostu przepadła.

Pobieżne i krótkie korzystanie z Worda bez tworzenia jakichś skomplikowanych i dużych dokumentów nie zmusza nas do podejmowania specjalnych czynności aby zabezpieczyć tekst. Myślę że warto jednak wyrobić sobie nawyk częstego naciskania Ctrl+S albo ikonki z dyskietką. Drugim pożytecznym krokiem jest włączenie opcji autozapisu dokumentu i ustawienie możliwie krótkiego interwału między kolejnymi zapisami (np 1min).

Autozapis to pożyteczna rzecz jednak częste zapisywanie dużych kilkumegowych dokumentów może być odrobinę irytujące.

Z tego też względu warto tworzyć mniejsze dokumenty i nazwać je odpowiednio jako części składowe większego dokumentu niż tworzyć ogromny dokument, co zwiększa ryzyko uszkodzenia pliku. Poza tym należy bezwzględnie robić kopie zapasowe przynajmniej co jakiś czas na innym nośniku niż ten którego aktualnie używamy a najlepiej na dwóch innych nośnikach zwłaszcza wówczas gdy nasza praca nad dokumentem dobiega końca. Jeśli będziesz tworzył katalogi z datami kopii zapasowych to się w tym nie pogubisz a możesz zaoszczędzić naprawdę sporo czasu i nerwów.

Weźmy na przykład taką sytuację.
Masz komputer stacjonarny bez ups (laptopy to pod tym względem lepsze rozwiązanie ze względu na możliwość pracy na baterię) i zapisujesz bardzo duży plik lub nastepuje autozapis a może to potrwać kilkanaście sekund, pech chciał że nastąpił zanik zasilania i twój plik przepadł bo niepełny zapis jest równoważny z uszkodzeniem pliku.
Scenariusz z zanikiem prądu jest wprawdzie rzadki ale możesz mi wierzyć miałem kilka takich przypadków że komputer nagle zgasł bo ekipa z ZE naprawiała transformator.
Gdybym miał laptopa to by problemu nie było. Przy mniejszym pliku jako części większego projektu problem byłby także mniejszy
bo straciłbyś część tekstu a nie całość.

Czasem mamy potrzebę aby zamienić wzajemnie położenie wierszy i kolumn. Co wówczas zrobić aby bezproblemowo przenieść dane.
Na początek radziłbym zrobić kopię pliku z tabelą i na niej dokonywać dalszych operacji.
Druga rzecz to zachowanie odpowiedniej kolejności, gdyż czasem może się zdarzyć że w wyniku transpozycji otrzymamy błędy związane z adresem komórki do której się odnosimy (problem jest rzadki ale istnieje).
Trzecia rzecz jeśli dane z przekształcanej tabeli są źródłem danych dla innych tabeli trzeba bezwzględnie operować na kopii tej tabeli - najlepiej znajdującej się w innym arkuszu.
Eksperymentowanie na źródle danych może być w tym przypadku przyczyną błędów w pozostałych częściach skoroszytu.

Dokonanie transpozycji
Aby dokonać transpozycji kopiujemy zaznaczamy i kopiujemy obszar tabeli a następnie chcąc wkleić transponowaną tabelę w innym miejscu stosujemy funkcję wklej specjalnie z zaznaczonymi opcjami wartości oraz transpozycja.

Nawiązując do uwagi powyżej czasem lepiej najpierw wkleić dane specjalnie (wartości) ale chwilowo bez opcji transpozycji.
Następnie zaznaczyć ponownie ten obszar, skopiować go i klikając na wolny obszar arkusza wkleić ponownie specjalnie tym razem z opcją transpozycji.

Wklejanie w tej samej komórce początkowej (lewy górny róg tabeli) nie jest dobrym pomysłem gdyż transponowana tabela ma odwrotną proporcję liczby wierszy do liczby kolumn i ryzykujemy zaśmiecanie  obszaru niewłaściwymi danymi.

Przykład

Zastosowanie transpozycji

tabele dla prezentacji parametrów urządzeń (np. silników, procesorów, itp).

Jedną z najszybszych ale pewnie najrzadziej używanych metod zaznaczania obszaru w excelu 2003 jest ręczne wpisanie zakresu komórek np A1:B14000 w polu nazwy będącym na lewo od paska formuł

Metoda jest bardzo przydatna gdy chcemy skasować dane w bardzo dużym obszarze (np: 10000 wierszy). Sam dawniej często zaniedbywałem tę metodę, ale jest to znacząca droga na skróty i dużo szybsza metoda zwłaszcza kiedy mamy do czynienia ze słabszym komputerem i dużym plikiem (wówczas przewijanie myszką lub nawet użycie szybszej kombinacji SHIFT+PGDOWN wydaje się niemiłosiernie długie).

Jeśli chcemy usunąć tylko niektóre bardzo rozrzucone rekordy ale dają się one łatwo wyfiltrować za pomocą autofiltru (kombinacja Alt+D+F+U po zaznaczeniu filtrowanych kolumn) to możemy śmiało podać pierwszą i ostatnią komórkę z wyfiltrowanych danych (niebieski kolor tekstu). Po ich usunięciu reszta danych zostanie nienaruszona. Testowałem to na niewielkim zbiorze danych i przyniosło to pozytywne rezultaty. Jeśli boisz się o swoje dane lepiej zrób kopię zapasową.

Przeglądając dzisiaj Dokumenty Google niemal przypadkiem trafiłem na funkcję przeciągnij i upuść. Wcześniej o ile pamiętam ta funkcja była zastosowana na stronie Notatnika Google (niestety nie w dodatku Firefoxa). Zmiana w tej kwestii stanowi duży krok na przód w obsłudze Dokumentów. Łatwe staje się przenoszenie plików między katalogami. Funkcja ta działa poprawnie w Firefox 2.0 i 3.0, IE7, Flock 1.2.1 W Operze 9.5 wszystko byłoby ok gdyby nie fakt że lista folderów nie daje się rozwijać. W związku z tym samo przenoszenie drag and drop choć jest możliwe kończy się fiaskiem (cóż trzeba jeszcze trochę poczekać).

Inne pozytywne cechy Dokumentów google dodane ostatnio to:

1. Łatwe korzystanie z szablonów (przynajmniej w wersji angielskiej). Istnieje całkiem spory zasób szablonów dokumentów, arkuszy i prezentacji w języku angielskim, które stosunkowo łatwo da się zaadaptować do polskich zastosowań (zobacz tutaj).

2. Tryb pełnoekranowy w edycji dokumentu

3. Korzystanie z trybu offline (narazie w wersji angielskiej)

Przykład zastosowania metody przeciągnij i upuść

Najczęściej sumowanie wykonujemy w odniesieniu do danych znajdujących się w jednej kolumnie poprzez zaznaczenie zakresu danych i naciśnięcie przycisku Sigma (Grecka litera - matematyczny symbol sumy ciągu liczb) w menu standardowym. Co zrobić gdy chcemy szybko zesumować liczby z kolumn np A i B a wynik umieścić w C (bezpośrednie sąsiedztwo kolumny wynikowej ułatwia to zadanie).
Są dwa sposoby:
1. W pierwszym wierszu kolumny wynikowej piszemy regułę =A+B i naciskamy ENTER

Następnie klikamy dwukrotnie w prawym dolnym rogu komórki (w poniższym rysunku wykorzystałem inne dane - może to być mylące, chodzi mi tu o ideę dwukrotnego kliknięcia)

Jeśli kolumna wynikowa przylega do jednej z kolumn sumowanych to w efekcie uzyskamy błyskawiczny wynik sumowania we wszystkich wierszach kolumny wynikowej.

2. Zaznaczamy obszar danych w kolumnach sumowanych oraz pusty obszar kolumny wynikowej

Następnie klikamy symbol SIGMA w menu (jak na powyższym rysunku) i otrzymujemy w wyniku tego: